Privacy Policy: gli obblighi per i siti web.
Privacy policy: anche i siti web devono hanno degli obblighi normativi per essere correttamente identificati e per identificare le persone o le società proprietarie dello spazio web.
Questo avviene principalmente per legare un titolare a quanto viene liberamente divulgato online.
La regolamentazione delle informazioni obbligatorie da presentare nel tuo sito web sono previste nell’articolo 2250 del codice civile che prevede gli obblighi negli atti e nella corrispondenza delle società.
L’articolo 42 della legge comunitaria n.88 del 07 luglio 2009, in attuazione dei nuovi principi comunitari, ha successivamente modificato l’articolo 2250 c.c. imponendo ora che non solo gli atti e la corrispondenza, ma anche lo “spazio elettronico destinato alla comunicazione collegato ad una rete telematica ad accesso pubblico” riporti le informazioni di seguito indicate.
Le norme sulla privacy sono sempre state presenti ma poco “sentite”. Ora con il GDPR molte cose sono cambiate.
1. Privacy Policy per le società di capitali.
La privacy per le società di capitali richiede alcuni elementi che devono essere obbligatoriamente visibili in tutte le pagine:
- ragione sociale
- Sede legale
- l’ufficio del registro delle imprese ove è iscritta e il numero di iscrizione
- codice fiscale, partita iva e numero R.E.A.
- Indirizzo PEC
- Capitale sociale effettivamente versato e quale risulta esistente dall’ultimo bilancio
- In caso di scioglimento, eventuale stato di liquidazione della società
- Lo stato di società con unico socio (per le s.p.a e le s.r.l. “unipersonali”)
2. Privacy Policy per le ditte individuali o professionali.
Come per le società anche i siti web di professionisti e ditte individuali devono mostrare alcune informazioni obbligatorie nella loro privacy policy:
- Ragione sociale e intestatario
- Sede legale
- Codice fiscale e Partita IVA intestatario
- Camera di Commercio e numero di iscrizione REA (se esistente)
- Indirizzo PEC
3. Registrazione Dominio
Il domino viene intestato al proprietario del sito web e può essere indicato un altro nome come tecnico amministratore del sistema.
Tali nomi vengono comunicati al registro NIC (è l’anagrafe dei domini Internet .it) per i siti web .it e possono essere aggiornati in caso di modifiche alla proprietà o all’amministratore di sistema.
Privacy Policy e Cookies Law
Ai sensi del nuovo regolamento europeo sul trattamento dei dati personali UE 2016/679 e le norme italiane che recepiscono i Cookies, è obbligatorio, laddove esiste un trattamento dei dati personali degli utenti del sito web (e a meno di casi limite questo avviene quasi sempre), avere una Privacy ed una Cookies Policy.
Attenzione che sia la privacy che i cookies non fanno riferimento all’azienda ma ai dati trattati dal sito web. È possibile aggiungere anche quelli aziendali ma solo per una questione di comodità.
Se ad esempio il sito web utilizza un modulo di contatto oppure utilizza i pulsanti di condivisione sui social network, allora è necessario inserire la privacy policy che lo informi di questo e come i suoi dati possono essere trattati.
Dopo l’avvento del GDPR poi bisogna fare anche delle differenziazioni tra utenti che risiedono nello spazio della comunità europea e quelli extra UE.
Nella privacy policy sito web deve essere indicato il titolare del trattamento dei dati e almeno l’email per poter comunicare le proprie intenzioni ed eventualmente far cancellare i propri dati.
Ogni visitatore che lascia i propri dati ha infatti il “diritto all’oblio” e cioè la possibilità di cancellazione completa e permanente dei propri dati.
Il responsabile del trattamento dei dati del sito web (generalmente è anche il proprietario) non devi divulgarli a terzi, previo esplicito consenso da parte del consumatore.
Non è infatti più possibile inerire un generico trattamento dei dati personali ma è obbligatorio indicare l’uso che se ne farà ed offrire all’utente la possibilità di decidere se offrire o meno il proprio consenso alla specifica gestione.
Ecommerce
Chiudiamo con una breve nota su alcuni aspetti per gli e-commerce.
Informazioni: il commerciante è tenuto a fornire informazioni più chiare e complete possibili sui prodotti in vendita. Dalle caratteristiche al prezzo totale.
È necessario specificare l’identità del venditore, l’indirizzo, le modalità di pagamento, termini e condizioni di vendita e diritto di recesso
Per il recesso, l’acquirente ha 14 giorni di tempo per ripensarci da quando ha ricevuto la merce e ha altri 14 giorni da quando ha dato comunicazione di voler restituire la merce.
Il commerciante deve informare l’acquirente sulle modalità operative di applicazione del diritto di recesso.
I costi di spedizione per il recesso sono a carico dell’acquirente a meno di diversi accordi tra le parti.
Pagamenti: i pagamenti con servizi elettronici come carte di credito o paypal non possono subire maggiorazioni rispetto al pagamento in contanti o con bonifico bancario.
Extra: un consiglio esclusivo
Visto che il tuo sito web sarà pubblico e quindi visibile, essere in regola dal punto di vista normativo è il primo passo importante per evitare sanzioni (alcune possono purtroppo essere anche elevate) per cui il consiglio è quello di curare particolarmente questa caratteristica.
I nodi più complessi da gestire sono privacy policy e cookie policy ed eventualmente Termini e condizioni: è altamente sconsigliato fare un semplice copia e incolla da altri siti web perché queste policy devono essere personalizzate al contenuto che vendi o agli strumenti installati nel tuo sito web. Ad esempio, per i cookies è necessario usare degli script che disattivino i software di profilazione fino all’ottenimento del consenso da parte dell’utente.
Di norma bisognerebbe avvalersi di avvocati specializzati, ma io ti suggerisco di valutare diversi servizi online che di fatto coprono gran parte delle necessità senza costare cifre spropositate.
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